Работа в крупных компаниях подразумевает постоянную коммуникацию с людьми: с начальством, с коллегами, с клиентами, с деловыми партнёрами. В наш век высоких технологий такое общение зачастую происходить с помощью электронной почты. И очень часто мы сталкиваемся с написанием деловых писем. По этой причине крайне важно знать, как вести подобные переписки, соблюдая несколько простых правил.
- Одним из самых важных моментов написания делового письма является приветствие. Не имеет значения какая тематика письма, нужно всегда помнить, что к собеседнику по переписке нужно относиться уважительно: поприветствовать его и представиться.
- Никакого флуда! Деловая переписка не допускает большое количество восклицательных и вопросительных знаков, смайлов и прочего. Фраза типа «Долго нам ещё ждать?????!!!(((» не будет серьёзно воспринята получателем. Необходимо помнить, что это деловое письмо, а не переписка с друзьями.
- Орфографические ошибки недопустимы. Писать нужно грамотно, соблюдая правила орфографии и пунктуации. Слова нужно писать без ошибок, знаки препинания расставлять правильно, интонацию передавать верно.
- Недопустимо забывать об элементарной вежливости. Не имеет значения, насколько велико желание и как далеко хочется попросить проследовать собеседника, сделать это необходимо максимально корректно («Посылать нужно грамотно»). А если серьёзно, письмо может прочесть человек, сотрудник компании, который совершенно не виноват в ситуации, которую ему описывают, и грубить ему не просто неразумно, а не к коем случае нельзя.
- Правильно передавать смысл письма и чётко излагать свои мысли.Для того чтобы переписка была продуктивной, нужно верно сформулировать свои мысли и изложить их в письме, так чтобы собеседник смог понять, что имелось в виду.
- Завершение письма.В конце письма нужно правильно попрощаться с собеседником: если требуется написать слова благодарности, пожелать ему удачного дня, и вежливо попрощаться.
- Подытожив вышесказанное, можно составить такую схему делового письма:приветствие, представление, изложение сути письма, ситуации, слова благодарности и прощание.
Придерживаясь этих несложных правил, деловая переписка будет иметь позитивный результат.
По материалам Media salt