В современном мире при наличии множества каналов связи и мессенжеров, планерка как процесс сбора людей для расстановки приоритетов работы, постановки задач, контроля, делегирования – не более чем пережиток прошлого.
При этом для компаний с численностью от двух человек и больше, обмен информацией является неотъемлемым элементом управленческой деятельности, а нарушение коммуникаций может привести к снижению эффективности работы.
Практические рекомендации, как сделать совещание продуктивным и полезным для всех сотрудников
Проводить совещания для обмена информацией, модерационные встречи – для принятия решений, а ситуационные встречи делать «под задачу».
Назначать для контроля тайминга встречи модератора. Если в течение 1-2 минут не найдено решение, выносить вопрос за рамки собрания и назначать отдельную встречу.
Собирать всех руководителей на ежедневное утреннее мини собрание (5-10 минут) с отчётом о прошедшем дне, вопросами (сложности, проблемы), планами на текущий день.
Для координации разноплановых групп, выполняющих одну задачу в течение дня, проводить каждое утро так называемую «летучку», где обсуждаются приоритеты промежуточных задач при выполнении общей.
Если речь о проекте, то важно подготавливать план, и фиксировать договоренности в конце встречи. Такой подход будет актуален и в непроектной работе – у сотрудника складывается понимание, нужно ли быть лично, онлайн или можно просто выслать свои комментарии по почте.
Проводить короткие совещания в минимально необходимом составе для решения конкретного вопроса – с жёстким таймингом и без «воды».
Проводить совещание в формате брифинга с ответами на вопросы – что выполнено? Что мешает выполнению задач? Если что-то не выполнено, задавать вопрос – что нужно сделать, чтобы выполнить?
Применить такой формат, как встречи «на ногах». Причем в прямом смысле слова. Результат встреч превосходит ожидания. Простые вопросы решаются быстрее.
Собирать планёрку один раз в неделю по шаблону: общая информация по организации, краткий анализ текущих результатов. Затем каждый руководитель озвучивает – «что было», «что будет», текущие существенные проблемы.
- Проводить совещание со свободным посещением – любой может прийти, и любой может не приходить. Формат, где обычный линейный персонал может выступать и делиться своими достижениями, например – что-то оптимизировал или наступил на грабли и всем рассказал, где они лежат.
- Для небольшого коллектива актуально ежедневно проводить мотивирующие встречи «пятиминутки» по секундомеру.
- Проводить совещания раз в месяц и только по очень важным новостям.
У всех собраний и планёрок есть два важных назначения:
- сотрудники приучаются к мысли, что ими «занимаются», планы их работ и результаты на контроле, но им доверяют.
- возможность пообщаться с коллегами и поделится своим опытом, тем самым укрепляется принадлежность к организации.
Периодичность и качество совещаний, планерок зависит от принятых процессов в конкретном бизнесе и от личности руководителя. Но в независимости от специфики бизнеса, не стоит забывать, что когда есть человеческие отношения в команде – это всегда облегчает работу и мотивирует сотрудников к развитию и покорению новых вершин.
Если вам интересна тема SCM, регистрируйтесь на Четвертый SCM Конгресс руководителей логистики, который состоится 11 ноября 2019 года в Москве.
Подробная информация о мероприятии на сайте: scm-congress.ru
Совершенствуйте цепи поставок вместе с Советом Профессионалов
Присоединяйтесь и совершенствуйте логистику вместе с нами!
